了解「碎片宝」


    为什么我们需要管理碎片数据?



为什么我们需要管理碎片数据?是为了碎片数据有个存储的地方,还是为了让它们看起来很规矩,亦或是「让碎片对工作更有帮助」?相信在这三个选项中,很多朋友都会选择最后一个答案:「让碎片对工作更有帮助」。

那么,什么是「让碎片对工作更有帮助」呢?可以有三个理解:

● 集中管理碎片数据
● 碎片被用到时,需要快速被找到
● 找到后,快速生成它的工作逻辑关系

在工作中管理碎片数据是眼下的事情,而面对未来,或未来某一天,我们在多事务处理的工作穿插中如何有效率的使用碎片数据,是一件非常科学的事件,这关乎到我们的工作效率能否不被降低。实际上,我们很难在面对工作穿插中获取高效办公效率,随着时间的流失、数据的分散,问题的跟踪,碎片关系,大多是没有经过梳理的,要么丢失,要么仅仅呈现了原始的状态,在未来需要用到它们的时候,使用难度和时间就会增加,降低工作效率。

于是,我们在逐渐混乱之中尝试开始整理这些碎片,优先想到的方法很有可能是分类的平面化管理方法、字处理系统,比如文件系统,OFFICE,云笔记等。然而还有一个方法能够帮助提我们避开难用的管理方法,大大提升工作效率,这个方法就是在碎片上「直接进行逻辑加工」。

碎片上直接进行逻辑化加工的含义是:

优先考虑被收集的碎片,它与别的碎片数据之间的关系,

而不是「碎片数据如何保存」、「如何编辑」。

犹如当下的云应用时代,碎片数据存储在哪里其实不那么重要,因为查找功能都可以帮助我们快速找到内容。重要的是,就算利用云技术存储很多数据,它依然是没有把碎片数据变得更有帮助。

下面,我就分享自己常使用的碎片数据管理方法,它真的能够帮助你在各种事务穿插中高效完整的梳理碎片数据。



碎片三步法:关系化即将带来烦恼的内容


实际中作中会随机出现很多有用的信息、反馈、问题、想法等碎片、时常的,它们之间总会有联系,最终辅助我的决策。我一般不会将它们随便存放、分散记录,而是在记录它们的同时,使用我的「碎片三步法」对它们进行重新整理和逻辑加工。

碎片数据本身具有四种工作属性:

● 类型属性,比如问题、事件、人物、一些关键信息、节点等
● 内容属性,比如文字描述、图片等
● 关系属性,它一定与我业务中的某些东西有关系(强关系或弱关系)
● 立即属性,它必须能够以一种容易理解、消化的方式,直接或间接被展示

我的「碎片三步法」是根据碎片的四个属性,进行的三个梳理步骤:收集(集中管理、保存)、建立关系(重点的逻辑加工)、设置状态(达到快速梳理和识别)。

这样一来:

在多事务处理中,即便产生很多碎片数据、信息,我也能够轻而易举管理这些碎片及与它有关系的东西,唤醒记忆,一目了然的识别每个环节的进行状态,帮助我在实际工作中做到极快速的切换和响应。

Pick 高效梳理法:进行多视角记忆重建


有些碎片可能不是即时的(不需要立即被使用和注意),但我仍然认为它很重要,如一些问题、反馈、或一个事件片段,仍然要为唤醒记忆而准备加工它。要知道,很多碎片信息都是在积累一段时间以后,给我们提供很多工作上的收益和决策帮助,如果当时没有处理它,事后很有可能遗忘这个关键内容。

例如,我在一个项目的多个事务中梳理(研发、管理、生产、售前售后等),一定要利用「Pick 高效梳理法」增强「立即认知」,无论我要穿插到哪里,快速回忆起同事的工作要点、进度、问题和难点,是我第一时间要知道的东西。

我 Pick「六块板的问题」,梳理 "维修" 了解情况:

现在,我观察到了六块板的 4 个直接问题(BOM 表问题、NAND问题、启动问题),并且明确知晓可能老刘能够解决,或正在解决。

随后,我 Pick「BOM 表存在问题」,进行另一种视角的记忆梳理:

以「BOM 表存在问题」为中心,Pick 发散出了另一种记忆视角,这对我非常有收益,远期的 368 供电问题看来与 A011 板的 BOM 问题直接关系,我都已经忘了它!

这是一个我在工作中碎片管理的情况(一部分是问题跟踪),你可能也发现了这种高效手段:「Pick 高效梳理法」会对实际工作产生巨大的辅助性收益,这些收益直接来自于你的碎片数据,办公效率直线蹿升。

有问题,Pick 一下,解锁懵圈状态。

镜像协作法:立体沟通效率加倍


当我利用「Pick 高效梳理法」管理碎片时,取得的收益是异常明显的,即便是这样,我与同事们在业务上互相穿插还是会遇到不少麻烦。通常的,你可能使用云存储、及一些分享功能进行平面数据协作,但是,你知道吗?在我的办公环境中,当技术成本与学习成本统统受到限制的时候,我的团队更倾向寻找简单有效的协作方式。

这种协作方式它应该具有五种属性:

● 去中心化,不需要架设独立服务器
● 去技术化,简单而无需部署,拿来即用,而且要容易学习
● 去成本化,没有理由为增加云、硬件资源付出费用
● 去云端化,只需在公司内实时自动同步数据内容,所见即所得
● 去扁平化,成员之间能够任意组合协作,从而进行立体而有效的工作穿插

如此,用我的「镜像协作法」就完全能够把「Pick 高效梳理法」发挥得淋漓尽致了:

(上图)我的同事开启协作。

(上图)我进入协作,得到与他同样的工作区碎片内容。

所以,「更好的碎片数据管理方法」,是第一时间先把碎片用「碎片三步法」关系化,在实际需要它们的时候,使用「Pick高效梳理法」帮助恢复那些眼前和久远的记忆,并通过「镜像协作法」容易的穿插到组内不同的协作区域,容易的做到立体沟通,效率加倍。

小结


管理碎片其实很简单,但是,我们要思考:不仅只是将它们存储和分类,而是要怎么让碎片对工作更有帮助!

我们不仅需要管理碎片数据,还需要一种完善的碎片管理方案,它能够在实际工作中带来质的效率提升。